Nhân viên làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau thường phải kéo dài thời gian biểu thông thường để kết nối với đồng nghiệp từ xa theo thời gian thực. Tuy nhiên, giao tiếp ngoài giờ làm việc đặc biệt khó khăn đối với một số nhân viên, bao gồm cả phụ nữ, theo nghiên cứu của Prithwiraj Choudhury.

NHIỀU LỢI ÍCH CHO CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI LÀM VIỆC TỪ BẤT KỲ ĐÂU

Theo nghiên cứu gần đây của Prithwiraj Choudhury, Phó giáo sư của Lumry Family Associate tại Harvard Business School, giờ làm việc không phù hợp khiến nhân viên khó kết nối với nhau và thậm chí chỉ cần chênh lệch một giờ làm việc cũng có thể gây ảnh hưởng đến giao tiếp, tạo ra sự phức tạp và có khả năng tạo ra bất bình đẳng giới mới.

Choudhury cho biết: “Có nhiều lợi ích cho cá nhân và công ty khi áp dụng hình thức làm việc từ bất cứ đâu. Nhưng cũng có những thách thức—và một trong số đó là khi mọi người ở rải rác khắp các múi giờ, giao tiếp sẽ bị ảnh hưởng”.

Khi nhu cầu hợp tác toàn cầu ngày càng tăng và các công ty hiệu chỉnh lại các hình thức làm việc từ xa và kết hợp, Choudhury và các đồng nghiệp đã trình bày dữ liệu thời gian thực đầu tiên về cách các múi giờ khác nhau ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp của nhân viên trong một bài luận được công bố trên Tạp chí Organizational Science vào tháng 5.

Nhóm nghiên cứu phát hiện ra rằng khi lịch trình làm việc xung đột, giao tiếp thời gian thực sẽ giảm xuống và một số công nhân cảm thấy áp lực phải chuyển các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc của họ sang các khoảng thời gian đầu hoặc cuối ngày khi họ nên nghỉ làm. Tuy nhiên, việc nói chuyện sau giờ làm có thể đặc biệt khó khăn đối với một số nhân viên, bao gồm cả phụ nữ có trách nhiệm chăm sóc, cũng như những công nhân ở các quốc gia có giới hạn giờ làm việc nghiêm ngặt, Choudhury nói.

Lên lịch cho các cuộc họp giữa nhiều múi giờ khác nhau

Trong quá trình giao tiếp theo thời gian thực, bao gồm các cuộc gặp mặt trực tiếp, hội nghị trực tuyến, cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn nhanh, nhân viên trao đổi lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng và nhận được phản hồi ngay lập tức, bao gồm các tín hiệu đến từ giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể, các nhà nghiên cứu cho biết. Điều đó cho phép họ điều chỉnh công việc của mình và làm rõ những hiểu lầm khi phát sinh.

Choudhury và các nhà nghiên cứu đồng nghiệp của ông—Jasmina Chauvin của Đại học Georgetown và Tommy Pan Fang của Đại học Rice—đã xem xét các mô hình giao tiếp giữa hơn 12.000 nhân viên làm việc cho một tập đoàn đa quốc gia lớn trên tất cả các múi giờ chính. Nhóm nghiên cứu đã nghiên cứu những phương thức giao tiếp như: tin nhắn Skype, email, cuộc gọi điện thoại và tất cả các hình thức giao tiếp khác của họ trong ba tháng vào năm 2017, khoảng thời gian trước khi đại dịch COVID-19 đẩy mạnh làm việc từ xa.

Đầu tiên, nhóm nghiên cứu đã tìm hiểu cách các múi giờ khác nhau ảnh hưởng đến chất lượng giao tiếp của nhân viên như thế nào, bằng cách sử dụng thời điểm bắt đầu áp dụng Quy ước giờ mùa hè (Daylight saving time)* ở một số quốc gia để kiểm tra cách tương tác thay đổi trước và sau khi thay đổi múi giờ một giờ.

Quy ước giờ mùa hè – Daylight saving time là quy ước chỉnh đồng hồ tăng thêm một khoảng thời gian (thường là 1 giờ) so với giờ tiêu chuẩn, trong một giai đoạn trong năm (thường vào mùa hè). Quy ước này thường được thực hiện tại mốt số địa phương của các nước ôn đới hay gần cực – nơi mà ban ngày của mùa hè bắt đầu sớm hơn so với ban ngày của mùa đông vài tiếng đồng hồ. Việc điều chỉnh giờ đồng hồ có ý nghĩa thực tiễn trong việc tận dụng năng lượng chiếu sáng và sưởi ấm từ mặt trời cho hoạt động làm việc, sinh hoạt. Tuy vậy, không phải địa phương nào cũng áp dụng Quy ước này, điều đó làm làm những địa phương vốn chung múi giờ nhưng lại có sự chênh lệnh trong nhịp sống vào thời điểm áp dụng Quy ước. (Người dịch thông tin thêm)

Khoảng cách một giờ có thể tạo ra sự khác biệt lớn

Nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng, trung bình, lượng giao tiếp đối thoại liên tục, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại và trò chuyện video, giảm 11% khi thời gian chênh lệch giữa các nhân sự tăng thêm một giờ. Trong khi đó, lượng giao tiếp không liên tục, chẳng hạn như email và tin nhắn Slack, vẫn giữ nguyên.

Việc mất đi một giờ chung nhau đó đại diện cho việc giảm 19% cơ hội giao tiếp đối thoại liên tục trong ngày làm việc thông thường—nhưng tác động của khoảng cách đó cũng phụ thuộc vào loại công việc. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra:

Nhân viên xử lý các nhiệm vụ thường lệ chuyển sang giao tiếp không liên tục. Việc mất đi khả năng trò chuyện theo thời gian thực không ảnh hưởng đến lịch trình hàng ngày của những người vận hành máy và những nhân sự khác xử lý các nhiệm vụ đơn lẻ, không cần tới sự hợp tác. Họ sử dụng email và các công cụ không đồng bộ khác để giữ cho các đường truyền thông tin được thông suốt.

Những nhân viên làm việc theo nhóm cố gắng khớp giờ làm việc với đồng nghiệp bằng cách cắt giảm thời gian cá nhân của họ. Ví dụ, sau khi mất giờ làm việc chung nhau, các kỹ sư phần mềm có xu hướng chuyển giờ làm việc của họ ra ngoài giờ làm việc tại địa phương thường xuyên hơn, sử dụng thời gian vào sáng sớm hoặc buổi tối để có thể giao tiếp theo thời gian thực với đồng nghiệp ở múi giờ khác.

Trung bình, 57% giao tiếp đồng bộ diễn ra trong giờ làm việc của nhân viên, trong khi 43% xảy ra khi ít nhất một nhân viên làm việc ngoài giờ làm việc tại địa phương. Lượng thời gian chuyển sang ngoài giờ cao nhất ở những người cần làm việc với nhau ngay lập tức, chẳng hạn như quản lý và cấp dưới trực tiếp của họ.

“Điểm đặc trưng của những nhiệm vụ không theo thói quen này là sự mơ hồ”, Choudhury giải thích. “Bạn gặp nhiều vấn đề đột ngột và không liên tục hơn, vì vậy bạn cần có khả năng ứng phó mà không cần báo trước”.

Làm việc suốt ngày đêm không phải là việc phù hợp với tất cả mọi người

Hai nhóm nhân viên có vẻ như không phù hợp nhất với việc điều chỉnh lịch trình làm việc theo múi giờ khác, làm dấy lên câu hỏi về sự bất bình đẳng tiềm ẩn:

Phụ nữ – những người có thiên hướng chăm sóc: Cả nam giới và phụ nữ đều có xu hướng tăng giờ làm việc sau giờ làm việc khi lịch trình làm việc tăng lên, nhưng phụ nữ ít có khả năng giao tiếp ngoài giờ làm việc thông thường. Trên thực tế, tỷ lệ giao tiếp trung bình ngoài giờ làm việc thông thường của nam giới là gần 14%, so với gần 9% của phụ nữ.

Choudhury giải thích: “Các tài liệu trước đây cho thấy phụ nữ có lịch trình kém linh hoạt nhất vì họ thường phải đảm nhiệm gia đình và nuôi dạy con cái”.

Các nhà nghiên cứu cho biết việc tránh giao tiếp có thể tác động tiêu cực đến sự nghiệp của phụ nữ, những người có thể chọn những vị trí không đòi hỏi phải thay đổi nhiều thời gian – về lâu dài, điều này có thể hạn chế cơ hội việc làm, tiền lương và tỷ lệ thăng tiến của họ.

Người dân ở các quốc gia có chuẩn mực văn hóa hoặc luật lao động hạn chế ngày làm việc. Trong khi các quốc gia không có giới hạn pháp lý dành trung bình 32% thời gian làm việc sau giờ làm việc, đối với những quốc gia có giới hạn hàng tuần từ 35 đến 39 giờ, tỷ lệ làm việc ngoài giờ giảm xuống còn 9%.

Cả phụ nữ và người lao động bị hạn chế về thời gian đều có nguy cơ mất đi khả năng cộng tác với đồng nghiệp. Choudhury cho biết những gián đoạn trong giao tiếp như vậy có thể tác động tiêu cực đến triển vọng công việc của từng người lao động và năng suất của các nhóm.

Ông cho biết: “Họ sẽ tham gia vào một số cuộc gọi và điều đó sẽ dẫn đến tình trạng thiếu thông tin có thể cực kỳ quan trọng đối với công việc của họ”.

Làm thế nào để ngăn ngừa đứt gãy giao tiếp

Để duy trì sự trao đổi giữa các nhân viên, Choudhury khuyên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên:

Hãy cân nhắc vị trí và mức độ cộng tác cần thiết. Các sắp xếp làm việc theo thời gian hoạt động của mặt trời, trong đó nhân viên làm việc từ xa theo trình tự ngày-đêm, có thể hiệu quả đối với các nhiệm vụ hành chính, đơn giản hoặc mang tính thường xuyên cao, đòi hỏi ít giao tiếp theo thời gian thực. Nhưng sẽ kém hiệu quả hơn đối với các nhiệm vụ phức tạp, theo nhóm.

Kiểm tra sự phân bố địa lý của các nhóm. Các công ty phân bổ nhân sự theo hướng Bắc – Nam để giảm thiểu chênh lệch múi giờ có thể duy trì giao tiếp đồng bộ hơn, ngay cả khi có khoảng cách lớn giữa các cá nhân.

“Nếu tổ chức của bạn phát triển nhân sự theo hướng Đông – Tây, hãy chấp nhận rằng một số người sẽ ít có khả năng thay đổi thời gian hơn”, Choudhury nói. Trong trường hợp đó, ông nói, tổ chức có thể bắt đầu học cách giao tiếp không trực tiếp và liên tục, cần thêm một chút kiên nhẫn.

“Bạn cần phải đặt mức kỳ vọng hợp lý và đào tạo nhân sự trong tổ chức, đặc biệt là các nhà quản lý, rằng họ không thể mong đợi câu trả lời ngay lập tức”, ông nói. “Bạn sẽ phải kiên nhẫn và chờ người đang ngủ ở Tokyo thức dậy và đọc câu hỏi của bạn trước khi họ có thể phản hồi trên Slack”.

Dịch từ Harvard Business School, Prithwiraj Choudhury, Global Talent, Local Obstacles: Why Time Zones Matter in Remote Work